gesetzeskonforme Archivierungssoftware

[McAldo]

Wie der Titel schon sagt bin ich auf der Suche nach einer gesetzeskonformen Archivierungssoftware um z.B. Belege nicht mehr ausdrucken zu müssen. Daten liegen z.B. als PDF vor.
Ich schaue dabei nicht nur auf den OpenSource-Bereich sondern versuche erstmal so viele Programme wie möglich in Erfahrung zu bringen, wleche dafür geeignet sind. Danke für eure Infos.

McAldo

[mindX]

Easy Archiv: http://www.easy.de/dyn/epctrl/mod/easy0 ... 5/pri/easy

[McAldo]

Danke, schau ich mir mal an.

Noch ein Hinweis als Nachtrag für die Anforderung: "unveränderbar und authentisch"

McAldo

[mindX]

Wenn Du frisch in das Thema einsteigst, findest Du hier noch ein paar Hintergrundinfos:
http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung
http://de.wikipedia.org/wiki/GDPdU
http://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungspflicht
http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

/e: Das zentrale Stichwort heisst übrigens "Revisionssicherheit"
http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
http://www.contentmanager.de/magazin/ar ... erung.html

/e2: Open Archive http://www.linux-magazin.de/NEWS/Open-A ... -Quellcode
http://www.graudata.com/start

ITernity: http://www.iternity.com/

[Blackbox]

Da war doch was auf der Cebit => http://www.techcast.com/events/cebit10/mi01-licher/

[Dirk1]

Zuerst mal solltest du wissen, dass es keine revisionssicheren SYSTEME gibt, sondern nur revisionssichere VERFAHREN.
Du kannst deine Daten theoretisch einfach als Einzel-Dateien auf einer Festplatte speichern, wenn dein Verfahren sicherstellt, dass die Daten nicht (unbemerkt) verändert werden können.
Entscheidend ist auch der Weg der Daten ins System und ob auf diesem Weg irgendwelche Verluste oder Manipulationen auftreten können.
Das alles muß entsprechend dokumentiert werden und nachweisbar so funktionieren.

Und revisionssicher bedeutet nicht, dass auch ein Richter deine Dokumente anerkennen muß, die offensichtlich keine Originale sind, wenn etwa Aussage gegen Aussage steht.

Unterscheide also zwischen Datensicherheit, Revisionssicherheit und Rechtssicherheit.

Grüße
Dirk

[McAldo]

Daher ist es wohl sinnvoll einen kommerziellen Anbieter dafür zu nehmen, der eine OpenSource-Software vertreibt und diese weiterentwickelt, mit der Community.
Naja, ob es sowas gibt in dem Bereich?

Wie auch immer. Auch gedruckte Exemplare lassen sich verändern. Ob man das Original vor sich hat nimmt man dabei euch nur an.

McAldo

[mindX]

Daher ist es wohl sinnvoll einen kommerziellen Anbieter dafür zu nehmen, der eine OpenSource-Software vertreibt und diese weiterentwickelt, mit der Community.
Naja, ob es sowas gibt in dem Bereich?

Open Archive: Revisionssichere Archivierung mit freiem Quellcode
23.03.2009

Auf einer von der Lisog veranstalteten Release Party hat Hersteller Grau Data seine Archivierungssoftware Archivemanager offiziell unter dem Namen Open Archive als Open-Source-Software veröffentlicht.

Quelle: http://www.linux-magazin.de/NEWS/Open-A ... -Quellcode

[Dirk1]

Wie auch immer. Auch gedruckte Exemplare lassen sich verändern. Ob man das Original vor sich hat nimmt man dabei euch nur an.

Wenn du vor Gericht behauptest, das Original (mit den typischen Merkmalen wie Original-Unterschrift o.Ä.) vorliegen zu haben, dann müsste man beweisen, dass es sich um eine Fälschung handelt (wenn es denn einen Kläger gibt). Wenn du hingegen offensichtlich mit einer Reproduktion ankommst, musst du nachweisen können, dass die Reproduktion Originalgetreu ist.

Ob dir die genannten Systeme wirklich weiter helfen, lasse ich mal dahin gestellt. Es gibt noch mind. 100 andere, die zum Teil eben so gut oder besser sind. Hier eine Auswahl vortzutragen ist reine Willkür, da deine weiteren Anforderungen überhaupt nicht klar sind: Gibt es z.B. ein Budget? Oder dachtest du am Ende an eine reine private Lösung? Im letzteren Fall rate ich dir: vergiss es. Du bekommst deinen Heimcomputer niemals glaubhaft revisionssicher ausgestattet. Denn letzten Endes bist du schliesslich dein eigener Administrator, der alle Regeln im Notfall auch mal umgehen kann. Alternative wäre bestenfalls ein Hoster, die es in dem Bereich neuerdings auch gibt.

Dirk

[McAldo]

Ein Budget gibt es dabei derzeit noch nicht und es ist nicht privat. Ich sondiere auch erstmal nur die Sache um dann detailierte Anforderungen aufstellen zu können.

McAldo

[TRex]

Soll heißen, du hast diese Aufgabe von jemandem, der das irgendwo beim Golfen aufgeschnappt und sonst keine Ahnung vom Thema hat

[McAldo]

... keine Ahnung vom Thema hat

Das reicht vollkommen aus und trifft voll zu.

McAldo

[123456]

dann bist du ja wissensmässig mit deinem Chef auf einem Level mit dem Unterschied, das du es TUN must.

[ThJenal]

Hallo,

da ich in letzter Zeit ein wenig mit Archivierung in Berührung gekommen bin, kann ich auch ein paar Worte dazu sagen.

Ein wichtiger Punkt ist es, sich erstmal einen Überblick zu verschaffen, welche Dokumente überhaupt anfallen, welche Formate vorkommen, aus welchen Anwendungen soll archiviert werden, eine Klassifizierung in archivierungswürdige Dokumente und solche, die einfach nur durchlaufen, ..., also eine Istbestandsaufnahme über das aktuelle Dokumentenaufkommen und den Dokumentenfluss (kann wichtig sein, wenn man das System nicht nur als Archiv benutzen will, sondern auch z.B. die Eingangspost elektronisch weiterverteilen will, oder Rechnungsprüfung etc.).

In meinem Fall wurde die Auswahl des Archivsystems vereinfacht, da 2 wichtige Anwendungen schon vorhandene Schnittstellen hatten (konkret die ERP- und Fibu-Software), andere Software konnte relativ problemlos mit eingebunden werden (zumindest was das Archivieren selber angeht, Recherche funktioniert nicht aus allen Anwendungen, aber es gibt ja eine browserbasierte Lösung).

Um GDPdU-konform (schlimmes Abürzungsungetüm zu archivieren, kann man sich imho auch z.B. bei der IHK beraten lassen. Das Thema kann sich aber schnell aufblähen (ebenso wie elektr. Archivierung selber), da im Falle einer Prüfung nicht nur Belege an sich vom Prüfer angefordert werden können, sondern auch ganze Datenbanken im schlimmsten Fall (hab noch was im Kopf von 3 Stufen).

Das im 2. Post genannte EASY-Archiv kenne ich aus eigener Erfahrung (eben dazu gab es bei uns schon Schnittstellen). Gut gefallen aus Linuxer-Sicht hat mir, dass es teilweise auf OSS aufsetzt (tomcat, apache) und prinzipiell auch plattformunabhängig ist, sowohl server- als auch clientseitig (Browser-Client). Ausserdem bietet es Kommandozeilen-Tools, um z.B. die Archvierung aus Scripten anzustossen. Einige Module gibt es aber imho nur für Windows, z.B. Archivprint, um über einen Drucker Dokumente aus beliebigen Anwendungen ins Archiv zu stellen.

Aber wie schon gesagt wurde, es kommt auch darauf an, wie gross das Volumen der zu archivierenden Dokumente ist, das Budget und auch die Grösse des Unternehmens, ansonsten kann da sehr schnell viel Geld drauf gehen ohne praktischen Nutzen.

Und revisionssicher heisst nur, dass es der Anwender nicht mehr verändern kann. Als Administrator kann ich jederzeit die Archiv-Dateien löschen, wenn ich wollte (ausser man archiviert auf read-only-Medien, mit Easy z.B. möglich), mit etwas Aufwand kommt man sicherlich auch direkt hart an die Dokumente dran. Innerhalb eines Archivsystems sollte aber jede Änderung dokumentiert bzw. versioniert werden. Generell kann ich für ein solches Vorhaben eine professionelle Beratung empfehlen, insbesondere wenn es nicht nur darum geht, Papier zu sparen, sondern in Richtung GDPdU-Konformität geht.

Grüsse

Thorsten

[rendegast]

Linux-Magazin 2009-08 mit dem Thema Archivierung:
http://www.linux-magazin.de/Heft-Abo/Au ... lles-parat
http://www.linux-magazin.de/Heft-Abo/Au ... -Dschungel
http://www.linux-magazin.de/Heft-Abo/Au ... ederfinden
http://www.linux-magazin.de/Heft-Abo/Au ... acta-legen

Noch einer über die Pflicht zur Neusignierung:
http://www.linux-magazin.de/Heft-Abo/Au ... sseldienst

[babbabaus]

Ich habe für ein kommerzielles Projekt ebenfalls den Markt sondiert und 3 Systeme eingehend miteinander verglichen: Easy, Saperion und Habel.

Die Entscheidung fiel auf Habel. Gründe:

- sehr gut konfigurierbar
- bestehende Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen
- Vertrieb erfolgt durch das Unternehmen, das entwickelt, also kein Händler/Berater dazwischen, der "die Hand aufhält" und in manchen Bereichen ggf. nur Halbwissen hat
- schlanke Lösung
- Teile des Server-Systems können auch unter Linux betrieben werden
- Client/Server-Performance ist sehr gut
- Datenbank läuft (bevorzugt) auf MySQL, der Wettbewerb (bevorzugt) auf MSSQL
- im Verhältnis günstiger als der genannte Wettbewerb (besonders im Vergleich zu Saperion)

[McAldo]

Sehr umfangreiches Thema das. Na ich hab mal paar Hersteller angeschrieben. Das kostet alles wieder krass Zeit und später spart vielleicht etwas davon um die gleich wieder mit anderen Dingen zu verbringen.

Danke erstmal für eure Antworten.

McAldo