ein Bekannter von mir hat eine kleine Digitaldruckerei. Es arbeiten dort 4-6 Mitarbeiter (nicht festangestellt, also nie da
) je nach Auftragslage, die sich gern mal von Tag zu Tag ändert.Da die Auftragsbearbeitung von Hand erledigt wird, artet alles des öfteren im Chaos aus. Ich habe damals meinem Bekannten eine Debiankiste als Fileserver installiert und er hat mich nun gefragt, was er denn machen könnte, damit nicht immer dieses Auftragschaos entsteht.
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Zur Erklärung wie das ganze immer von statten geht mal ein Beispiel:
Ein Auftrag kommt herein -> Auftragsmappe mit allen nötigen Informationen wird angelegt, benötigte Dateien werden im Fileserver im Kundenordner abgelegt (das macht Mitarbeiter A = Chef)
Irgendwann kommt MA B und beginnt den Auftrag zu drucken. Ist der Druck fertig soll MA C das Gedruckte weiterverarbeiten (schneiden, falzen, verpacken etc).
Nun ist aber MA C heute nicht da und MA D weiß von dem Auftrag gar nichts (da er gerade an einer Webseite bastelt) oder ist gar nicht für Weiterverarbeitung zuständig.
Zwischendrin ruft der Kunde bei MA F an, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen. MA F weiß aber nicht wie weit der Auftrag bearbeitet wurde oder ob der Auftrag fertig ist oder ob überhaupt ein oder mehrere Aufträge für Kunde XY da ist. Oder noch besser: Der Kunde will gerade seine Sachen abholen, der MA ist aber in der Pause. Keiner weiß, ob der Auftrag fertig ist.
Wie man sieht: Chaos.
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Nun wäre es toll, wenn es eine browserbasierte OpenSource Software gäbe, mit der sich so etwas besser in den Griff kriegen lässt. Z.B. das der Drucker nach seinem Druckvorgang den Auftrag als "Gedruckt" einstufen kann, und entschieden werden kann, wem der nächste Schritt auf den Tisch gelegt werden soll bzw. irgendwer automatisch benachrichtigt wird.
Zusätzlich wäre eine Art Terminplanung auch noch von Vorteil, in der man schnell und unkompliziert Sachen wie "Rückruf Kunde XY, hat Problem mit PDF Erstellung" eintragen kann. Auch eine kleine Wissensdatenbank wäre hier nicht verkehrt.
Browserbasiert deshalb, damit auf jedem Arbeitsplatz auch gleich ein Client vorhanden ist.
Die Frage ist: rede ich hier eigentlich von Groupware (eGroupWare, openGroupware)?
Kann ich mit solchen Projekten diese Probleme lösen? Oder rede ich eher von einem Workflow-Management?
Ich frage deshalb, weil ich es nicht wirklich weiß, und ich möchte mich nicht in die unterschiedlichsten Sachen reinarbeiten, sondern eher von vorne herein auf das richtige Pferd setzen.
Bin für Tipps sehr dankbar!
Schöne Grüße,
Bern
